Polityka prywatności

Ta polityka dotyczy danych, które podajesz w formularzu kontaktowym oraz przy zapisie na szkolenie.

01Kto jest administratorem danych

Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na biuro@confivox.io.

02Jakie dane przetwarzamy

W formularzu kontaktowym zbieramy wyłącznie dane, które sam wpiszesz:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu (opcjonalnie),
• nazwa gabinetu / placówki (opcjonalnie),
• treść wiadomości.

Jeśli zapisujesz się na szkolenie, przetwarzamy dodatkowo:

• wybrane szkolenie,
• zawód lub rolę zawodową,
• kod rabatowy, jeśli go podasz,
• dane do faktury, jeśli o nią poprosisz: nazwę nabywcy, NIP i adres.

Dodatkowo nasz hosting zapisuje automatycznie standardowe logi techniczne (adres IP, znacznik czasu, typ przeglądarki, adres żądania) w celach bezpieczeństwa i diagnostyki. Nie używamy plików cookie ani narzędzi analitycznych (zob. pkt 10).

03Cel i podstawa prawna

• Odpowiedź na Twoje zapytanie i podjęcie działań przed ewentualną umową (np. ustalenie warunków pilotażu): art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a gdy piszesz w imieniu placówki, nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Komunikacja handlowa, bezpieczeństwo strony i zapobieganie nadużyciom, w tym logi serwera: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wypełnienie obowiązków prawnych (m.in. podatkowych i rachunkowych, jeśli dojdzie do współpracy): art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Zapis na szkolenie i jego realizacja: wykonanie umowy, której jesteś stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Newsletter o szkoleniach: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek dokonanych wcześniej.
• Wystawienie i rozliczenie faktury, a gdy nabywcą jest podatnik, także przesłanie faktury ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Faktur wystawianych osobom prywatnym nie przesyłamy do KSeF.

Podanie danych jest dobrowolne. Pola wymagane są potrzebne do obsługi zgłoszenia, bo bez adresu zwrotnego nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć. Telefonu i nazwy placówki podawać nie musisz. Nie przesyłaj nam danych pacjentów, dokumentacji medycznej ani informacji poufnych, ani w formularzu, ani mailem.

Do newslettera zapisujemy wyłącznie wtedy, gdy zaznaczysz zgodę w formularzu.

04Komu udostępniamy dane

Wiadomość z formularza trafia na naszą skrzynkę biuro@confivox.io. W przetwarzaniu pomagają nam dostawcy usług IT (hosting strony, poczta e-mail, a jeśli formularz obsługuje odrębny dostawca, także on) wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług i na podstawie umów powierzenia. Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingowych. Dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby z Confivox.

05Przekazywanie poza EOG

Dane z formularzy trafiają na naszą skrzynkę pocztową w usłudze Proton Mail, prowadzonej przez Proton AG z siedzibą w Szwajcarii. Szwajcaria jest państwem trzecim, czyli leży poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), ale Komisja Europejska stwierdziła, że zapewnia ona odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (decyzja 2000/518/WE, utrzymana w przeglądzie z 15 stycznia 2024 r.). Przekazanie odbywa się na podstawie tej decyzji (art. 45 RODO), dlatego nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

Strona jest utrzymywana na serwerach w EOG. Poza opisanym wyżej przypadkiem nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

06Jak długo przechowujemy dane

Zgłoszenia z formularza przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy. Jeśli dojdzie do współpracy, przechowujemy je przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (zob. niżej). Jeśli nie dojdzie do kontaktu ani współpracy, dane z formularza usuwamy najpóźniej po 12 miesiącach. Logi serwera przechowujemy do 12 miesięcy, po czym są usuwane lub anonimizowane.

Adres zapisany do newslettera przechowujemy do czasu wycofania zgody. Po wycofaniu zachowujemy sam adres na liście wykluczeń, żeby nie wysłać Ci wiadomości ponownie.

Zgłoszenia na szkolenia przechowujemy przez czas organizacji i realizacji szkolenia oraz obsługi ewentualnych reklamacji. Dokumenty księgowe, w tym faktury, przechowujemy przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Tego okresu nie skrócimy na wniosek, bo wynika wprost z przepisów podatkowych.

07Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, o ile przetwarzamy je na podstawie umowy albo zgody i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody na newsletter w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszych wysyłek.

Aby skorzystać z któregokolwiek prawa, napisz na biuro@confivox.io.

08Skarga do organu nadzorczego

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

09Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie profilujemy Twoich danych i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie automatyczny.

10Pliki cookie i analityka

Strona nie używa plików cookie ani narzędzi śledzących i analitycznych. Czcionki serwujemy z własnego serwera (bez Google Fonts), więc Twoja wizyta nie jest raportowana podmiotom trzecim. Nie zapisujemy niczego w pamięci lokalnej przeglądarki. Wersja językowa wynika z adresu strony (/ dla polskiej, /en/ dla angielskiej), nie z zapisanego ustawienia.

11Zmiany polityki

Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych (np. dodamy zewnętrzną obsługę formularza), zaktualizujemy tę politykę i datę u góry strony.